La pregunta es: ¿durante cuánto tiempo deben los agentes mantener registros de las transacciones de seguros? En general, los agentes deben mantener cualquier registro asociado con una transacción de seguro durante al menos cinco años. Después de eso, el comisionado puede auditar estos registros en cualquier momento.
Con respecto a una póliza de responsabilidad civil de vehículos motorizados, la ley exige que el agente conserve cualquier copia de la póliza y otros documentos relacionados emitidos al titular de la póliza durante el tiempo que la póliza de seguro haya sido renovada por la compañía de seguros. < / blockquote>
Básicamente, esto requiere que el agente mantenga los registros de la póliza y otros documentos relacionados durante más de 20 años. Pero esta regla no se aplica a todas las pólizas de vehículos motorizados, ya que existe un requisito de cobertura de automovilista asegurado para esas pólizas en particular.Todas las políticas están sujetas a un requisito de mantenimiento de registros. Pero nuevamente, es mejor que el agente mantenga registros de la póliza mientras la compañía de seguros la renueve. Analicemos más sobre esto a continuación.
¿Qué registros se deben mantener?
Según lo prescrito por el código de seguros, se espera que se mantengan y mantengan registros particulares de manera adecuada. Por ejemplo, los agentes y corredores deben mantener los siguientes registros durante al menos cinco años después de la fecha de cancelación o vencimiento de una póliza de seguro:
- Número de póliza
- Nombre de la aseguradora y asegurado
- Fechas de vigencia, cancelación y terminación de la cobertura
- Nombre de las personas a las que se les promete o recibirán la comisión o cualquier otra consideración relacionada con una transacción de seguro
- Monto de la comisión, prima neta y prima bruta
- Importe de la prima recibida
- La fecha en la que se deposita la prima en la cuenta fiduciaria
- La fecha en la que el corredor o agente recibió el pago de la prima
- Número de cuenta, dirección y nombre del banco en el que se deposita la prima
- Cantidad de prima bruta y neta devuelta
- La fecha en la que se paga la prima de devolución bruta a la persona a la que tiene derecho
- La fecha en que el corredor o agente recibe la prima devuelta de la aseguradora
En consecuencia, se espera que el agente o corredor mantenga ciertos registros durante un mínimo de 18 meses. A continuación se muestra la lista de los registros prescritos que se deben conservar durante ese período de tiempo.
- Una copia de la solicitud de seguro
- Identificación de todas las personas involucradas en la transacción del seguro
- Cualquier correspondencia enviada y recibida, incluidos los registros, como una nota de la conversación, que pueda describir la transacción.
- Registros de todas las carpetas orales o escritas, que indiquen los nombres de la aseguradora y el asegurado, la prima de la póliza o la carpeta emitida, la naturaleza de la cobertura y la terminación o las fechas de vigencia de la póliza
Cualquier documento relacionado con las líneas excedentes, incluida la declaración de divulgación y el formulario de búsqueda diligente, debe conservarse alrededor de 5 años a partir de la fecha de cancelación o vencimiento de una póliza de seguro. Más aún, la copia original de la declaración de divulgación y el formulario de búsqueda diligente debe ser conservada por la persona que la firmó.
¿Cuánto tiempo deben conservar los agentes los registros de las transacciones de seguros?
Entonces, ¿cuánto tiempo deben los agentes mantener registros de las transacciones de seguros? Mucha gente teme el mantenimiento de registros. Aunque es tedioso hacerlo, es necesario mantener registros para que cualquier carrera o industria comercial tenga éxito. Por lo tanto, es esencial que los agentes y corredores de seguros dominen la retención de registros.
Es obligatorio en muchos estados que los corredores y agentes deben mantener los registros durante un período específico. Además, esos registros deben estar abiertos al examen y las expectativas del comisionado de seguros del estado. Esto también debe estar disponible en el departamento que solicitó una inspección. Si un agente no mantiene alguno de los documentos, puede estar sujeto a sanciones reglamentarias, como la revocación de la licencia.
En el Código de Seguros de Georgia, los agentes deben mantener los registros de cualquier transacción durante 5 años a partir del plazo del contrato de seguro o la finalización de una transacción.
¿Dónde se guardan esos registros?
Todos los registros deben mantenerse en la oficina principal del corredor o director a menos que el DOI autorice lo contrario. Estos registros también deben mantenerse para que sea fácil acceder a cualquier información en caso de un examen o inspección.
Un año después de la terminación o cancelación de la póliza, los registros se pueden mantener fuera del sitio. Debería poder recuperarse fácilmente con dos días hábiles normales. El agente también puede mantener los registros identificados en la oficina principal del corredor o agente en una oficina secundaria durante el tiempo que el DOI lo apruebe. Entonces, antes de mantener los registros en otra oficina, está sujeto a la aprobación del DOI.
¡Es una envoltura!
Ahora, ya sabe cuánto tiempo deben mantener los agentes registros de las transacciones de seguros. Como regla general, el agente debe conservar cualquier información relacionada con una transacción de seguro durante cinco años.
Cada agente de seguros debe seguir los requisitos de mantenimiento de registros para que sea fácil obtener la información necesaria cuando sea necesario. Lo mismo ocurre cuando esos registros se someten a inspección.
